Formation des collaborateurs : enjeux, étapes, outil de choix et mesure

On entend par formation des collaborateurs les actions par lesquelles l'entreprise fait évoluer les compétences de ses salariés, au service du poste occupé et de leur évolution de carrière.

Cet article couvre les enjeux de la formation des collaborateurs, la démarche pour former ses salariés et le choix des modalités à l'aide d'un sélecteur, jusqu'à la mesure de l'efficacité. Il aborde enfin la communication autour de la formation, les obligations de l'employeur et le financement.

Qu'est-ce que la formation des collaborateurs ?

La formation des collaborateurs est l'ensemble des actions qu'un employeur organise et finance pour développer les compétences de ses salariés, en lien avec leur poste ou leur évolution professionnelle.

Le Code du travail en pose le cadre. L'article L6313-2 y définit l'action de formation comme « un parcours pédagogique permettant d'atteindre un objectif professionnel ». On peut la suivre en tout ou partie à distance ou en situation de travail.

Le développement des compétences est une notion plus englobante. L'article L6313-1 y range quatre catégories d'actions.

• L'action de formation.
• Le bilan de compétences.
• La validation des acquis de l'expérience (VAE).
• L'apprentissage.

Former ses collaborateurs relève de la formation professionnelle continue qui succède à la formation initiale (article L6111-1). Formation du personnel, formation en entreprise ou formation des salariés renvoient à la même pratique.

Pourquoi former ses collaborateurs ?

On forme ses collaborateurs pour maintenir leurs compétences au niveau qu'exigent les évolutions du poste, des outils et de l'organisation, et pour en retirer un gain de performance.

Les enjeux de la formation se répartissent en 4 catégories.

• Adaptation au poste : les outils et les procédures évoluent plus vite que les acquis de la formation initiale, et la formation comble cet écart.
• Performance de l'entreprise : selon une étude de l'Insee (Aubert, Crépon et Zamora, juillet 2006), 150 euros de formation par salarié s'accompagnent d'un gain de productivité par tête d'environ 0,4 %.
• Employabilité des salariés : la compétence acquise suit le salarié en cas de mutation technique ou de réorganisation.
• Obligation légale : le Code du travail fait de la formation un devoir de l'employeur (article L6321-1).

L'effet de fidélisation de la formation reste discuté. Selon une étude de chercheurs des universités de Lille et d'Artois (Cart, Henguelle et Toutin, Formation emploi, 2017), le cofinancement d'une formation n'empêche pas le départ des salariés formés.

Comment former ses collaborateurs ?

Pour former ses collaborateurs, suivez six étapes, du recueil des besoins à l'évaluation des acquis, conduites par la direction, le service des ressources humaines (RH) et les managers.

1. Identifiez les besoins. Croisez les attentes des salariés, des managers et de la stratégie.
2. Fixez les objectifs. Les RH traduisent chaque besoin en compétence observable, qui sert de critère d'évaluation.
3. Choisissez la modalité. Retenez le format adapté à l'objectif, au public, au délai et au budget.
4. Construisez le plan et le calendrier. Les RH inscrivent actions, bénéficiaires, dates et coûts dans le plan de développement des compétences, qui remplace le plan de formation depuis 2019 (loi n° 2018-771).
5. Déployez et communiquez. Les managers libèrent le temps des participants ; les RH gèrent les inscriptions et annoncent la session.
6. Évaluez les résultats. Mesurez les acquis et leur application au poste, à chaud puis à froid.

Le schéma suivant dispose ces six étapes en boucle : la flèche rouge ramène de l'évaluation des résultats à l'identification des besoins.

Le plan de développement des compétences demeure optionnel : l'article L6312-1 du Code du travail prévoit la formation à l'initiative de l'employeur « le cas échéant » dans ce cadre. L'évaluation permet d'alimenter les besoins de l'année suivante.

Comment identifier les besoins en formation ?

Pour identifier les besoins en formation, partez de l'entretien de parcours professionnel, croisé avec quatre autres sources de recueil.

• Entretien de parcours professionnel : l'article L6315-1 du Code du travail y inclut les besoins de formation du salarié.
• Entretien annuel d'évaluation : il relie les objectifs manqués à un manque de compétence.
• Référentiel de compétences : il mesure l'écart entre niveau attendu et niveau constaté.
• Projets de l'entreprise : un nouvel outil ou une réorganisation font apparaître des compétences à acquérir.
• Demandes des managers : elles signalent les difficultés observées dans l'équipe.

Collectez ces besoins dans un format homogène, par questionnaire écrit. Classez-les ensuite par ordre de priorité, des formations obligatoires, conditionnant l'exercice d'une activité, aux besoins stratégiques puis aux demandes individuelles.

Quelles modalités de formation choisir pour ses collaborateurs ?

Choisissez les modalités de formation, c'est-à-dire la manière de délivrer l'apprentissage (en salle, à distance, au poste), selon six critères, de l'objectif pédagogique à la durée de vie du contenu.

Le sélecteur présenté ci-dessous applique ces critères à votre cas et restitue la modalité recommandée accompagnée de son explication.

Les critères, par ordre d'importance, sont les suivants.

1. Objectif : un savoir se transmet à distance, un savoir-faire exige la pratique.
2. Dispersion du public : plusieurs sites orientent vers le distanciel.
3. Volume : un grand effectif amortit la production d'un module.
4. Délai : l'urgence écarte les contenus longs à produire.
5. Budget : coût de production contre coût par session.
6. Durée de vie du contenu : un contenu stable justifie un module enregistré.

Le tableau compare les neuf modalités courantes.

Modalité	Objectif servi	Public adapté	Coût et délai de production	Limite
Présentiel	Savoir-faire, comportement	Groupe sur un site	Court, coût élevé par session	Déplacements
Classe virtuelle	Savoirs, échanges	Public dispersé	Court, coût faible	Peu de pratique
E-learning	Savoirs, réglementaire	Grand effectif	Long et coûteux	Peu adapté au comportement
Blended learning	Savoir puis pratique	Parcours longs	Cumul des deux formats	Coordination
Microlearning	Rappel, ancrage	Terrain, mobiles	Rapide	Compétence complexe exclue
Vidéo de formation	Geste, démonstration	Tout public	Tournage, montage	Procédure qui change
Podcast de formation	Savoirs, témoignages, retours d'expérience	Grand effectif, sites dispersés	Rapide, coût réduit	Aucun geste montré
Formation en situation de travail (AFEST)	Savoir-faire du poste	Petits effectifs	Aucun contenu, temps du formateur	Préparation encadrée
Tutorat	Transmission du métier	Nouveaux arrivants	Temps du tuteur	Disponibilité du tuteur

L'article D6313-3-2 du Code du travail subordonne l'AFEST à quatre conditions, dont un formateur désigné et des phases réflexives séparées des mises en situation.

D'après le Centre d'études et de recherches sur les qualifications (Céreq, avril 2026), sur l'année 2021, 36 % des entreprises de moins de 1 000 salariés mobilisaient au moins une modalité à distance.

Formation interne ou externe : laquelle choisir ?

Le choix entre formation interne et formation externe dépend de l'endroit où se trouve la compétence à transmettre : en interne pour les savoirs propres à l'entreprise, chez un prestataire pour une expertise que l'entreprise ne détient pas.

La formation interne est animée par des salariés (formateurs internes, tuteurs, experts métier) sur des contenus maison. À l'inverse, la formation externe est confiée à un organisme, en inter-entreprises (session ouverte) ou en intra-entreprise (session réservée).

Cinq critères départagent les deux options.

Critère	Formation interne	Formation externe
Expertise	Savoir-faire maison	Compétence rare ou réglementée
Volume	Publics nombreux, sessions récurrentes	Quelques salariés
Confidentialité	Méthodes gardées en interne	Accès d'un tiers, encadré par contrat
Coût	Temps des formateurs et conception	Prix de la prestation et déplacements
Certification	Aucune exigence	Qualiopi exigé depuis le 1er janvier 2022 pour les fonds publics ou mutualisés

Retenez l'interne pour diffuser un outil maison et l'externe pour une compétence rare ou certifiante ; faire former ses formateurs internes chez un organisme permet de lier les deux.

Devenir tuteur d'un alternant est un choix du salarié : selon l'article D6325-6 du Code du travail, le tuteur d'un contrat de professionnalisation est un volontaire qui justifie d'au moins deux ans d'expérience.

Comment mesurer l'efficacité d'une formation ?

Pour mesurer l'efficacité d'une formation, appliquez le modèle de Donald Kirkpatrick, publié en 1959, qui évalue quatre niveaux : réaction, apprentissage, comportement et résultats.

Ces niveaux vont du plus immédiat au plus difficilement mesurable.

• Réaction : satisfaction des participants, mesurée à chaud par questionnaire.
• Apprentissage : acquis, mesurés par test ou mise en situation.
• Comportement : application au poste, mesurée à froid par le manager, plusieurs semaines après.
• Résultats : effet sur la productivité, la qualité ou les accidents, mesuré à froid.

Le schéma suivant empile les quatre niveaux, de la réaction, mesurée tout de suite, aux résultats, les plus difficiles à mesurer.

D'après le Centre d'études et de recherches sur les qualifications (Céreq, Bref n° 330, janvier 2015), 66 % des entreprises formatrices de 10 salariés et plus évaluaient la satisfaction en 2010, 21 % l'impact économique.

Le suivi repose sur trois indicateurs chiffrés.

• Taux de complétion : part des inscrits qui terminent le parcours.
• Taux de réussite : part des participants qui valident les acquis.
• Taux d'application : part des participants qui utilisent la compétence au poste.

Le retour sur investissement, cinquième niveau ajouté par Jack Phillips, rapporte les bénéfices nets au coût ; il achoppe sur l'isolement de l'effet propre de la formation.

Ces effets dépendent du contexte de la formation : la communication qui l'entoure, l'envie de se former, les formats digitaux, l'accueil des nouveaux arrivants, les obligations de l'employeur en fixent les conditions.

Comment la communication d'entreprise sert-elle la formation des collaborateurs ?

La communication d'entreprise sert la formation des collaborateurs de deux façons : elle fait connaître l'offre de formation et elle fournit les messages que la formation transmet.

Ensemble des messages adressés par une organisation à ses publics internes et externes, la communication d'entreprise rend visible l'offre de formation auprès des salariés. Elle en présente les parcours, les dates et le bénéfice attendu pour chacun. Inversement, chaque session relaie les messages de l'entreprise : elle explique ses valeurs et ses changements d'organisation, rappelle les règles de sécurité et les fait appliquer.

Comment la communication interne accompagne-t-elle un projet de formation ?

La communication interne accompagne un projet de formation à trois moments : l'annonce, le déroulement et le retour d'expérience.

Volet dédié aux salariés, la communication interne fait correspondre un canal à chaque temps.

• Annonce : intranet, courriel et réunion d'équipe présentent la session et ses dates.
• Déroulement : le manager explique la raison de la formation.
• Retour d'expérience : la newsletter interne relaie témoignages et résultats.

Comment donner envie aux collaborateurs de se former ?

Donner envie aux collaborateurs de se former passe par cinq leviers qui rendent la formation visible, utile au salarié et compatible avec son temps de travail.

D'après le baromètre de la formation et de l'emploi de Centre Inffo (1 621 actifs, février 2025), 53 % des actifs n'envisagent aucune formation dans l'année ; parmi eux, 29 % invoquent le manque d'envie, 25 % le manque de temps et 16 % le manque d'information.

Ces leviers relèvent du marketing de la formation.

• Rendez l'offre visible : confiez-la aux canaux de la communication interne.
• Montrez le bénéfice individuel : nommez la compétence, la certification ou le poste visés.
• Fractionnez les formats : placez des modules courts sur le temps de travail.
• Sensibilisez avant de former : une conférence d'acculturation fait naître la demande.
• Organisez des événements apprenants : une semaine de la formation, par exemple.

Quels formats digitaux pour former ses collaborateurs ?

Les formats digitaux pour former ses collaborateurs sont cinq supports d'apprentissage à distance, du module suivi en autonomie à la session animée en direct. Ils relèvent du digital learning.

• Module e-learning : parcours en ligne suivi seul.
• Classe virtuelle : session à distance animée en direct.
• Formation mobile : contenus consultés sur smartphone.
• Capsule de microlearning : séquence brève sur une notion.
• Vidéo et podcast : supports enregistrés, à la demande.

E-learning ou digital learning : quelle différence ?

La différence entre e-learning et digital learning tient au périmètre : l'e-learning désigne un module en ligne suivi en autonomie, le digital learning couvre toute formation passant par un outil numérique, e-learning compris.

Un parcours combinant classe virtuelle, capsules sur mobile et module d'e-learning est du digital learning ; le module seul appartient à l'e-learning.

Quand combiner présentiel et distanciel avec le blended learning ?

On combine présentiel et distanciel avec le blended learning quand la formation associe des connaissances à acquérir seul et une pratique qui demande un formateur.

Le Journal officiel du 10 janvier 2017 traduit blended learning par « apprentissage combiné ». Dans un parcours long, on alterne modules à distance et journées en salle. Une compétence comportementale, en management ou en relation client, s'aborde en ligne pour la théorie et se travaille en jeu de rôle.

Pour quelles formations le microlearning est-il adapté ?

Le microlearning est adapté aux formations qui tiennent en une notion par séquence. Selon 360Learning, cité par Centre Inffo (mai 2020), une capsule dure de 30 secondes à 10 minutes.

Un parcours de microlearning sert trois usages.

• Rappel réglementaire : mise à jour d'une consigne de sécurité.
• Aide à la procédure : fiche consultée au moment d'agir.
• Ancrage : révisions espacées après une session en salle.

Une compétence complexe demande une pratique accompagnée, hors de la portée d'une capsule.

Vidéo, podcast ou webinaire : quel support pour une formation ?

Le choix entre vidéo, podcast ou webinaire pour une formation dépend de l'usage pédagogique visé : montrer un geste, transmettre un témoignage ou échanger en direct.

Support	Usage pédagogique	Format et durée type	Production
Vidéo	Démonstration d'un geste ou d'un logiciel	Séquence courte, consultée à la demande	Tournage, montage, sous-titrage
Podcast	Connaissances, témoignage, retour d'expérience	Épisode audio, écouté en mobilité	Prise de son, montage audio
Webinaire	Exposé en direct avec questions	Session programmée, rediffusée en replay	Animateur, plateforme de diffusion

Le podcast de formation convient à un grand effectif ou à des salariés répartis sur plusieurs sites, quand le délai est court ou le budget réduit : un épisode demande moins de moyens qu'un tournage et s'écoute en mobilité. La vidéo de formation s'impose dès qu'un geste métier doit être montré, ce que l'audio ne transmet pas.

Dans un même parcours, la vidéo de formation et le podcast d'entreprise se complètent : l'image montre le geste, l'audio raconte son usage.

Comment former les nouveaux collaborateurs ?

Pour former les nouveaux collaborateurs, intégrez la formation à la prise de poste au parcours d'intégration, suivi par un tuteur désigné dès l'arrivée.

Ce parcours, appelé onboarding, couvre les premières semaines en 4 étapes.

1. Préparez l'arrivée : programme, accès aux outils et nom du tuteur communiqués avant le premier jour.
2. Dispensez la formation à la sécurité : l'article L4141-2 du Code du travail l'impose à toute nouvelle recrue.
3. Formez aux outils et aux procédures du poste par modules courts et mises en situation.
4. Faites le bilan des acquis avec le tuteur et le manager.

Le tuteur transmet les savoir-faire du métier et pointe les écarts à combler.

Quelles sont les obligations de l'employeur en matière de formation ?

Les obligations de l'employeur en matière de formation sont au nombre de cinq, toutes inscrites dans le Code du travail.

Obligation	Texte	Ce que fait l'employeur
Adaptation au poste	Article L6321-1	Forme aux évolutions du poste et des outils.
Maintien de l'employabilité	Article L6321-1	Préserve la capacité à occuper un emploi.
Formation à la sécurité	Article L4141-2	La dispense à l'embauche et au changement de poste.
Formations obligatoires	Article L6321-2	Organise celles qu'un texte exige pour exercer une fonction.
Entretien de parcours professionnel	Article L6315-1	Le tient la 1re année, puis tous les 4 ans ; état des lieux tous les 8 ans.

Le temps passé en formation obligatoire correspond à du temps de travail effectif et donne lieu à rémunération (article L6321-2). La loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 a fixé le rythme de 4 et 8 ans de l'entretien, au lieu de 2 et 6 ans.

Dans une entreprise d'au moins 50 salariés, un abondement de 3 000 euros est inscrit sur le compte personnel de formation (CPF) du salarié qui, sur une période de 8 ans, n'a bénéficié ni des entretiens prévus ni d'aucune action de formation non obligatoire. Les articles L6323-13 et R6323-3 du Code du travail fixent ce dispositif.

La frise suivante situe les entretiens dans le parcours du salarié : le premier dans l'année qui suit l'embauche, un nouvel entretien tous les 4 ans et l'état des lieux tous les 8 ans ; elle rappelle l'abondement de 3 000 euros dans les entreprises d'au moins 50 salariés.

À travers le plan de développement des compétences, l'employeur fédère ces actions.

Qui finance la formation des salariés ?

La formation des salariés est financée par l'employeur, qui en assume l'essentiel, avec le concours de l'opérateur de compétences (OPCO) et du compte personnel de formation.

D'après l'Insee, les employeurs du secteur privé y ont consacré 25,1 milliards d'euros en 2023, soit 3,7 % de leur masse salariale. Trois sources de financement interviennent.

• L'employeur : il finance son plan de développement des compétences et verse à l'Urssaf une contribution de 0,55 % des rémunérations sous 11 salariés et de 1 % à partir de 11 salariés (articles L6331-1 et L6331-3 du Code du travail).
• L'OPCO : selon France compétences, ses fonds mutualisés sont concentrés depuis la réforme de 2018 sur les entreprises de moins de 50 salariés, par remboursement ou paiement direct de la formation.
• Le compte personnel de formation (CPF) : le salarié mobilise ses droits, que l'employeur peut compléter quand le coût les dépasse (article L6323-4).

Le schéma suivant résume, pour chaque tranche d'effectif, le taux de la contribution versée à l'Urssaf et l'accès aux fonds mutualisés de l'OPCO.

Depuis 2025, le Fonds national de l'emploi (FNE-Formation) à destination des entreprises en mutation est suspendu.

Qui conçoit les contenus de formation d'une entreprise ?

Les contenus de formation d'une entreprise sont conçus par quatre types d'acteurs, choisis selon l'expertise et le format requis.

• L'équipe formation interne : elle fixe objectifs et progression des programmes récurrents.
• Les experts métier : ils apportent la matière et valident l'exactitude technique.
• Le studio de contenus pédagogiques : il produit vidéos, podcasts et modules e-learning.
• L'organisme de formation : il conçoit des programmes sur étagère ou sur mesure, finançables par l'OPCO s'il est certifié Qualiopi (article L6316-1 du Code du travail).

L'équipe formation structure sur un même module les contenus de formation que valide l'expert.

Faut-il confier ses contenus de formation à une agence ?

Cela dépend des moyens de l'équipe formation et du format visé : confier ses contenus de formation à une agence est utile quand l'équipe manque de temps ou de moyens de production audio et vidéo. Un module écrit ou une classe virtuelle se produisent souvent en interne ; un podcast ou une vidéo de formation demandent une écriture, un studio et une réalisation, que l'agence apporte. L'équipe interne garde les objectifs et la validation des contenus. Nouvelles Voix produit des podcasts et des vidéos de formation pour des publics nombreux ou répartis sur plusieurs sites.